ローコード

日本システム開発株式会社からローコードに関するコラムをお届けします。

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PowerPlatformコラム第９回【Power Automate/Power Automate for desktop導入におけるPDCAサイクル】

2024.10.02

日本システム開発株式会社はPower Automateを中心としたローコードサポートサービスを提供しています。

近年、ビジネスプロセスの自動化が注目を集める中、Power Automate/Power Automate for desktop（以下PAD）は多くの企業で採用されている強力なツールです。

本コラムでは、前コラムで紹介した大まかなステップの中から、実際にPower Automate/PADを導入する際、効果的な手法の一つとして挙げられるPDCAサイクルを段階ごとに詳しく解説します。

1. 業務整理

まず、Power Automate/PAD導入の第一歩は業務整理から始まります。

この段階では、社内の様々な業務をピックアップし、それぞれの業務フローを丁寧に確認していきます。

日常的に行われている定型作業や、データ入力、レポート作成など、自動化の恩恵を受けやすい業務を中心に洗い出します。

そして、これらの業務に優先順位をつけていきます。

優先順位の基準としては、作業頻度、所要時間、ミスの発生しやすさなどが挙げられます。

この優先順位付けにより、最も効果的に自動化を進められる業務から着手することができ、限られたリソースを効率的に活用することが可能となります。

2. 業務分析・要件定義

次に、業務分析・要件定義の段階に移ります。

ここでは、優先順位の高い業務から順に、より詳細な分析を行います。

まず、既存の業務ルールを再確認し、それが本当に最適なものかを検討します。

場合によっては、Power Automate/PADの導入を機に、業務フローそのものを再構築することも考えられます。

例えば、これまで複数の部署を経由していた承認プロセスを、Power Automate/PADを使ってシンプル化できる可能性があります。

また、この段階でRPA化の可否判断も行います。

すべての業務がRPA化に適しているわけではないため、人間の判断が必要な業務や、例外処理が多い業務などは、慎重に検討する必要があります。

3. ロボット開発

業務分析・要件定義が完了したら、いよいよロボット開発に着手します。

Power Automate/PADは直感的なインターフェースを持つRPAツールであり、プログラミングの専門知識がなくてもロボットの開発が可能です。

ただし、効率的で安定したロボットを作成するには、Power Automate/PADの機能や特性を十分に理解することが重要です。

開発と並行して、操作マニュアルや運用ルールなどの整備も進めます。

これらのドキュメントは、後々のメンテナンスや新しいスタッフへの引き継ぎの際に非常に重要となります。

4. 導入

ロボットの開発が完了したら、実際の業務への導入フェーズに入ります。

まずはテスト運用から始め、実際の業務と並行して運用していき、問題がないことを確認した上で、徐々に本格的な運用に移行していきます。

導入初期は、ロボットの動作を慎重に監視し、想定外の事態やエラーが発生していないかを確認します。

また、ユーザーからのフィードバックを積極的に収集し、必要に応じて調整を行います。

こうして、RPAの業務での使用が本格的に開始されます。

5. 運用保守

Power Automate/PADの導入後は、継続的な運用保守が重要となります。

この段階では運用を続ける中で発生するエラーへの対応や、業務変更に伴う機能追加などが必要となります。

また、Power Automate/PAD自体のアップデートにも注意を払い、新機能を積極的に活用することで、さらなる効率化を図ることができます。

同時に、社内へのRPA周知・浸透も重要な課題です。

まずは作業時間の削減率や、ミスの減少率などを定量的に測定し、費用対効果を明確にすることで経営層の理解を得ることができます。

さらにPower Automate/PADの利用を浸透させるため、成功・失敗の経験を社内に広める報告会や、興味を持った社員に向けた外部ベンダーの研修などを行うことで、さらなる社内展開につながっていきます。

まとめ

以上、Power Automateの導入・運用の流れを5つの段階に分けて解説してきました。

本コラムでご紹介したこのPDCAサイクルを繰り返していくことで、効果的なRPA導入が可能となります。

日本システム開発株式会社ではこのPDCAサイクルの各段階において、より効果的にPower Automate/PADの導入を進めることができるサポートサービスを提供しています。

もし導入のご希望やお困りごと、Power Automate・PADに関するご不明点等ありましたら、お気軽にお問合せください。

また、2024年11月20日（水）に「Power Automate　入門セミナー」を開催いたします。
RPAとは何かという初歩的なお話から、Power Automate/Power Automate for Desktop（PAD）がどういった特徴を持っているか、実際に日本システム開発が作成したロボットの事例やライブデモを含めてご紹介します。
RPAの基礎知識を身につけたい方やいままでPower Automate/PADに触れたことがない方、RPAに1度つまずいてしまった方など、皆様お気軽にご参加ください。