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PowerPlatformコラム第12回【コスト削減の切り札：Power Automate for desktopの無料版活用術】

日本システム開発株式会社はPower Automateを中心としたローコードサポートサービスを提供しています。

 

Power Automate for desktop（以下PAD）の無料版は、コスト意識の高い企業にとって非常に魅力的なツールです。

有償版と比べて機能制限はありますが、基本的な自動化機能は十分に利用可能です。

このコラムでは、無料版を最大限に活用し、業務効率化とコスト削減を同時に実現する方法を紹介します。

無料版の特徴と制限

◎利用可能な機能

PADの無料版では、基本的なデスクトップ操作の自動化が可能です。

マウスクリック、キーボード入力、アプリケーションの操作、Webブラウザの制御など、多くの操作を自動化できます。

◎制限事項

無料版では、クラウドフローとの連携や自動実行機能が利用できません。

また、組織内でのフロー共有も制限されています。しかし、これらの制限を理解した上で活用することで、十分なコスト削減効果を得ることができます。

効果的な自動化例1：データ入力作業の効率化

◎概要

複数のExcelファイルからデータを抽出し、一つのファイルにまとめる作業を自動化します。

◎実現フロー

  1. フォルダ内のExcelファイルを順に開く
  2. 必要なデータを抽出
  3. 集計用Excelファイルに書き込む
  4. 次のファイルに移動し、処理を繰り返す

 

◎期待効果

手作業で行っていた場合と比較して、作業時間を90%以上削減できます。

また、人為的ミスも大幅に減少します。

効果的な自動化例2：定型レポートの作成

◎概要

日次や週次の定型レポート作成を自動化します。

◎実現フロー

  1. 必要なデータをWebサイトやデータベースから取得
  2. Excelテンプレートにデータを入力
  3. グラフや表を自動更新
  4. 完成したレポートを指定フォルダに保存

◎期待効果

レポート作成時間を75%程度削減できます。

また、データ収集から入力までの一連の作業を自動化することで、より最新のデータに基づいたレポートを迅速に作成できます。

効果的な自動化例3：請求書処理の効率化

◎概要

PDFやスキャンされた請求書から必要な情報を抽出し、会計システムに入力する作業を自動化します。

◎実現フロー

  1. 指定フォルダ内の請求書ファイルを順に開く
  2. OCR機能を使用して文字情報を抽出
  3. 抽出した情報を会計システムの入力フォームに自動入力
  4. 入力完了後、次の請求書に移動

◎期待効果

手作業と比較して、処理時間を80%以上削減できます。

また、入力ミスも大幅に減少し、会計処理の正確性が向上します。

効果的な自動化例4：Web情報の定期収集

◎概要

競合他社の製品情報や市場動向など、定期的にWeb上から情報を収集する作業を自動化します。

◎実現フロー

  1. 指定したWebサイトに自動でアクセス
  2. 必要な情報を抽出
  3. 抽出した情報をExcelファイルに整理して保存
  4. 複数サイトから情報を収集し、一つのレポートにまとめる

◎期待効果

情報収集にかかる時間を大幅に削減できるだけでなく、より広範囲で最新の情報を定期的に収集することが可能になります。

これにより、市場分析や戦略立案の質が向上します。

無料版活用のポイント

  1. 繰り返し作業の特定
    まずは社内の定型作業を洗い出し、自動化の優先順位をつけます。
    頻度が高く、ミスの影響が大きい作業から着手するのが効果的です。
  2. 段階的な自動化
    複雑な作業は、まず部分的に自動化し、徐々に範囲を広げていきます。
    これにより、リスクを最小限に抑えながら、効果を実感できます。
  3. エラーハンドリングの実装
    無料版では自動実行機能がないため、エラー発生時の対応が重要です。
    エラーメッセージの表示や、ログの出力など、トラブルシューティングを容易にする工夫が必要です。
  4. マニュアルの整備
    自動化したフローの操作手順や注意点をマニュアル化します。
    これにより、複数の担当者でフローを共有・運用することが可能になります。

まとめ：コスト削減と業務効率化の両立

PADの無料版を活用することで、初期投資なしで業務の自動化を実現できます。

上記の活用例のように、日々の定型作業を自動化することで、大幅な工数削減とコスト削減が可能です。

また、人的ミスの減少や、より高度な分析業務への時間シフトなど、副次的な効果も期待できます。

 

日本システム開発ではPADに限らず、有償版でクラウド型の「Power Automate」の双方において、研修や伴走型サポートなど幅広いサービスを展開しています。

もし導入のご希望やお困りごと、Power Automate/PADに関するご不明点等ありましたら、お気軽にお問合せください。

 

また、2024年11月20日（水）に「Power Automate　入門セミナー」を開催いたします。
RPAとは何かという初歩的なお話から、Power Automate/Power Automate for Desktop（PAD）がどういった特徴を持っているか、実際に日本システム開発が作成したロボットの事例やライブデモを含めてご紹介します。
RPAの基礎知識を身につけたい方やいままでPower Automate/PADに触れたことがない方、RPAに1度つまずいてしまった方など、皆様お気軽にご参加ください。

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